Paradoks oszczędności w IT. Im więcej zaoszczędzisz, tym więcej zapłacisz.

Z technologią IT w firmach, jest jak ze sprzątaniem mieszkania. Jeśli poświęcimy na regularne sprzątanie piętnaście minut dziennie, to prawie cały czas mamy czysto i schludnie. Jednak jeśli postanowimy posprzątać raz na miesiąc, to skończy się na praniu dywanów, odgruzowaniu wielu miejsc w domu, na co zapewne nie wystarczy nam jeden dzień, a skutki i tak będą dalekie od oczekiwań. Niestety pewne zaniedbania nie będą już do usunięcia w procesie sprzątania, tylko będą wymagały inwestycji (np. w tapicera). Wiadomo, że nikt nie lubi sprzątać, ale jest to konieczne.

Dług technologiczny

Technologie informatyczne wciąż się zmieniają i ewoluują. Nie jest to tylko wynik, wciąż powstających nowych funkcjonalności, ale również regularnie rodzących się nowych zagrożeń. Bezpieczna i wydajna platforma systemowa w organizacji wymaga przemyślanych i celowych oraz regularnych inwestycji. Dług technologiczny to mniej lub bardziej świadoma zgoda na zaprzestanie inwestycji, która niesie skutek systematycznego spowolnienia i obniżenia bezpieczeństwa środowiska IT. Podjęcie takiej decyzji powoduje konieczność zaangażowania większych nakładów w przyszłości niż regularne inwestycje. Jednak, czy nasza platforma informatyczna może czekać, nie generując strat w naszym biznesie?

Wycieczka

Przypomina mi się sytuacja, w jednym z dużych hoteli sieciowych w Karpaczu. W tym obiekcie zaciąganie długu wobec zmian technologicznych zakończyło się bezpośrednim obniżeniem wartości biznesowej. W związku z brakiem inwestycji zdarzały się wyłączenia jedynego serwera. Był on odpowiedzialny za kolekcjonowanie danych o tym, w jaki sposób i jak często goście korzystają z różnych, płatnych udogodnień. Gdy gość hotelowy, udawał się do recepcji, celem rozliczenia swojego pobytu, recepcjonista sprawdzał ile i w jakim zakresie  korzystał z płatnej telewizji w pokoju, z połączeń telefonicznych, z mini baru, z restauracji oraz innych udogodnień. Było to podstawą do doliczenia, tych wszystkich przyjemności, do hotelowego rachunku. Bywały również przypadki, że podczas rozliczania gościa hotelowego, serwer odmawiał posłuszeństwa i niestety gość płacił tylko za pokój, a koszty, jakie wygenerował, pozostawały po stronie hotelu.

Problem zaczyna się w masie

Nikt z kierownictwa hotelu, nie widział problemu w zaistniałej sytuacji. Problem wydawał się sporadyczny, incydentalny i nie generował dużych kosztów finansowych. Najczęściej awaria był zgłaszany do informatyka, który zdalnie restartował usługi na serwerze i wszystko wracało do stanu poprzedniego. Pracownik odnotowywał taką informację w systemie i informował osoby odpowiedzialne o konieczności wymiany sprzętu i systemu na nowszy, ponieważ obecny się już zużył i jego naprawa jest nieopłacalna. Do czasu, kiedy hotel odwiedziła dość liczna wycieczka naszych przyjaciół z zachodniej granicy, która sowicie korzystała ze wszystkich udogodnień hotelowych przez kilka dni.

 

Wszyscy się spieszą

Dwa autokary, każdy o liczbie miejsc około 50 osób, wyjeżdżające w tym samym czasie do Krakowa. Planowana godzina wyjazdu to 4:00 rano, ponieważ następna atrakcja wycieczki zaczyna się już o 9:00. Wiadomo, że każdy chce, o tak wczesnej godzinie, wykorzystać każdą minutę na spanie, więc przy recepcji, prawie wszyscy meldują się niemal jednocześnie. Trzy stanowiska recepcyjne, trzej recepcjoniści w gotowości, i stu gości do odprawienia i rozliczenia, a autokary już grzeją silniki. Cóż może być przyjemniejszego jak awaria, bagatelizowana od miesięcy, przydarzająca się właśnie w takim momencie. Recepcjoniści pocą się, dzwonią do informatyka, jednak to wszystko trwa. Na dodatek okazuje się, że kolejny restart usługi, czy też serwera nie jest już wystarczający. Konieczny jest sprzęt zastępczy lub długo odwlekana inwestycja.

Krajobraz po bitwie

Goście po około godzinnym oczekiwaniu, dowiadują się, że nie otrzymają rachunku za hotel. Z opóźnieniem odjeżdżają do kolejnego punktu swojej wycieczki po Polsce. Niby nic, a jednak. Wizerunek hotelu, który powinien kojarzyć się gościom ze zorganizowaniem i porządkiem, ponieważ jest to dla nich miejsce bezpiecznego odpoczynku, został mocno nadszarpnięty. Godzinne opóźnienie nie pozostało, bez negatywnego obrazu w oczach touroperatora. Ponadto, mnóstwo nierozliczonych drinków z hotelowego lobby, spożytego mini baru, dodatkowych posiłków, musiało zostać sfinansowanych przez hotel, co przyniosło dość spore straty. Czy to możliwe, że przez jedną zbagatelizowaną awarię?

Oszczędności

Pozorne oszczędności jednak się mszczą, a brak czujności może nas wiele kosztować. Ta kosztowna lekcja była dla zarządu hotelu sygnałem, że aktualne podejście do IT wymaga zmian. W ten sposób zaczęła się nasza współpraca z Hotelem. Centrum Pomocy iNS, często doradza i zwraca uwagę na newralgiczne punkty systemu IT, mając na uwadze dobro i bezpieczeństwo biznesu klienta. Sygnalizujemy co wymaga modernizacji i pomagamy w doborze optymalnych rozwiązań.

Czy można uniknąć katastrofy?

Co można zrobić, w opisywanej sytuacji? Czy tylko podejmować szybciej decyzję o zmianach i inwestycjach? Niekoniecznie. Opisywaną sytuację można rozwiązać na wiele sposobów. Zapewne poprzez regularne inwestycje i niezaciąganie długu technologicznego również. Jednak można po prostu zaprojektować inaczej system informatyczny. W taki sposób aby z pozoru błahe problemy, które mogą urosnąć do ogromnych rozmiarów, redukować już na etapie początkowym. Współcześnie technologie HA (high avaliability – wysokiej dostępności), czy też rozwiązania redundantne, lub chmurowe, jako alternatywa i zabezpieczenie dla lokalnej infrastruktury mogą być tańsze niż usuwanie skutków katastrofy. Współpraca Hotelu z Centrum Pomocy iNS, nie pozwoliła na powtórzenie się takich sytuacji.

 

Przewidywalność skutków

Czasami efekty zaniedbań nie są widoczne od razu jak w opisanym przypadku. Przypomina mi się sytuacja innego hotelu na Podlasiu, który od pewnego czasu zaczął zauważać znaczący spadek rezerwacji. Głowiono się nad tym, jaka jest przyczyna. Sprawdzano czystość pokoi, jakość menu i posiłków w restauracji, dostępność różnych usług, ale wszystko wydawało się w porządku. Do czasu gdy ktoś postanowił poczytać opinie w mediach społecznościowych i w krótkim czasie dowiedział się, w czym tkwi problem. Większość wpisów, a nie było ich mało, zwracało uwagę na słabą jakość WiFi na terenie hotelu. Powodowało to, że klienci wybierali okoliczne hotele konkurencji, ze względu na opinie o jakości bezprzewodowego internetu. Po konsultacji z Centrum Pomocy iNS okazało się, że problem był spowodowany koniecznością wymiany starych Access Pointów. Stare nie obsługiwały nowych standardów przepustowości sieci. Cóż z tego, że łącze internetowe nie było wcale wysycone, jeśli urządzenia „pociły się” i gubiły pakiety. Przy współpracy z Centrum Pomocy iNS zaprojektowano i wdrożono nową sieć WiFi, która przywróciła dobre opinie o hotelu.

Centrum Pomocy iNS

Nasze Centrum Pomocy to ludzie skupieni wokół technologii informatycznej, którzy rozumieją ją jako wartość w codziennej pracy i codziennym życiu. Chcemy, aby nasi partnerzy korzystali wydajnie i z satysfakcją ze wszystkiego, co daje dzisiejsze IT. Dlatego przygotowaliśmy różne warianty współpracy, które pomogą uniknąć takich problemów, jak opisane powyżej. Jak również pomogą w doborze rozwiązania, czy też technologii, która zmieni oblicze prowadzonego biznesu. Do walki z codziennymi problemami, mamy iNS Abonamenty, które sprawiają, że w razie potrzeby, jesteśmy zawsze pod ręką. Oferujemy różne pakiety godzinowe, aby dokładnie dopasować się do Twoich potrzeb. Gdy potrzebujesz wdrożenia, rozwiązania, czy też w inny sposób zaprząc technologie informatyczne w swoim biznesie do pracy, mamy na to odpowiedź w postaci iNS Projekty. Nasi specjaliści przyjrzą się Twoim pomysłom w optymalnym czasie, jaki jest do tego wymagany. Zapytaj nas o Centrum Pomocy iNS, bo może problem, którego obecnie nie widzisz, czai się, by przerodzić się w katastrofę.